Z życia pewnego menedżera

Zwolnienie pracownika

Pan Jan stanął przed koniecznością podjęcia decyzji, której do tej pory udawało mu się unikać. Pół roku temu zatrudnił nowego pracownika do działu, powierzając mu odpowiedzialne zadanie. Przełożony pana Jana nie był wprawdzie co do tej kandydatury przekonany, jednak nasz bohater postanowił zaufać swojej intuicji. Podpowiadała ona, że osoba ta ma dużą szansę szybko wdrożyć się w swoje obowiązki, a lepszego kandydata może nie znaleźć. Każdy upływający miesiąc przynosił jednak kolejne rozczarowania. Nowy pracownik nie tylko nie robił wystarczających postępów, ale nawet się nie starał. Od dwóch tygodni pan Jan rozważa więc możliwość jego zwolnienia. To nie jest łatwa decyzja. Pan Jan obawia się reakcji pracownika. Ciąży też na nim brzemię odpowiedzialności za jego dalsze losy, wie bowiem, że znajduje się w trudnej sytuacji rodzinnej i brak pracy pogłębi jeszcze te problemy.

Wielu menedżerów, podobnie jak pan Jan, długo zwleka z podjęciem takiej decyzji, szczególnie jeśli jest to pierwszy taki przypadek w ich karierze. Co więcej, dzień, w którym musi ostatecznie powiadomić o swojej decyzji pracownika, pozostaje we wspomnieniach jako jeden z najtrudniejszych momentów w karierze zawodowej. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy przewinienia pracownika były ewidentne. Sam fakt, że musiało do tego dojść, traktowany jest jako zawodowa porażka. „Jeśli muszę zwolnić osobę, której sam zaproponowałem pracę, to znaczy, że albo to ja niewłaściwie wybrałem albo kiepski ze mnie menedżer” – myśli nasz bohater.

To destruktywny sposób myślenia i aby mu zapobiec, warto się upewnić, że jako osoba zarządzająca ludźmi, zrobiło się wszystko, dla przeciwdziałania takiemu obrotowi spraw. Dlatego też pan Jan powinien móc udzielić sobie odpowiedzi na kilka pytań.

Czy poinformowałem pracownika o obowiązujących zasadach i standardach wykonania pracy?, Czy jasno określiłem oczekiwania wobec niego? Czy udzielałam mu na bieżąco informacji zwrotnych o tym, jak postrzegam jego pracę i postępy, jakie robi? Czy określiłem sankcje, jakie mogą go czekać, jeśli nie zmieni swego postępowania? Czy dałem mu czas na poprawę?

Jeśli na odpowiedź wszystkie pytania brzmi „tak”, to znaczy, że pan Jan nie musi sobie wiele zarzucać. W takiej sytuacji odpowiedzialność za ewentualne zwolnienie leży tak naprawdę już tylko po stronie pracownika. To jemu przecież powinno przede wszystkim zależeć na jakości swojej pracy. Jeśli nie zrobił on nic, albo niewiele, aby ją poprawić, sam stawia swojego szefa w sytuacji bez wyjścia.

Zdarzają się okoliczności, w których decyzję należy podjąć od ręki, utrzymywanie bowiem istniejącego stanu jest nieodpowiedzialne i powodowałoby na przykład spadek morale całej załogi. Do nich zalicza się: kradzież, wykonywanie obowiązków pod wpływem środków odurzających, fałszowanie dokumentów, oszukiwanie przełożonych, używanie przemocy fizycznej bądź psychicznej wobec współpracowników. W takich sytuacjach nie ma co się zastanawiać - postawa przełożonego powinna być jednoznaczna.

Pozostaje tylko jeszcze pytanie, kiedy jest najdogodniejszy moment na obwieszczenie decyzji pracownikowi? W tym względzie trzeba brać pod uwagę nie tylko dobro pracownika, ale również, jeśli nie przede wszystkim interes firmy. Lepiej decyzję podać w piątek po południu, ale nie w ostatniej godzinie pracy (bo to traktowane jest jako działanie lękowe - strach przed konfrontacją z innymi pracownikami, lęk przed dłuższą rozmową, chęć szybkiej ucieczki z niewygodnej sytuacji), niż w poniedziałek od rana. Dzięki temu zwalniany ma cały weekend na to, aby przemyśleć tę sprawę, zastanowić się, co dalej i przedyskutować ją na spokojnie z bliskimi. Taka decyzja, nawet spodziewana, w chwili, gdy jest już faktem, często wywołuje silne reakcje emocjonalne. Część osób wstydzi się ich, dlatego nie warto narażać ich na konieczność spotykania się w tym czasie z innymi kolegami na korytarzach i odpowiadania na trudne pytania. Również menedżerowi łatwiej jest odstresować się przez weekend niż wracać do tego myślami przez cały tydzień. Nie warto też czekać z takimi decyzjami na 31 grudnia, czy ostatni dzień czasowej umowy o pracę. Stąd biorą się pełne grozy opowieści o firmach, w których można usłyszeć „Od jutra pani tu nie pracuje”. Pan Jan powinien jednak pamiętać, że zwalniany pracownik często przestaje czuć się lojalny w stosunku do firmy, szczególnie, jeśli nie zgadza się z decyzją przełożonych. Może więc chcieć działać na jej szkodę, przykładowo podejmując działania przynoszące stratę finansową lub naruszające dobry wizerunek organizacji w oczach klientów. Może także, co staje się coraz częstszym procederem w dobie komputeryzacji stanowisk pracy, skopiować (jeśli nie skasować) dane, stanowiące dorobek danej organizacji. Dane te mogą być mu przydatne na nowym stanowisku pracy, lub nawet stać się monetą przetargową przy jej poszukaniu. Powszechnie wiadomym jest, że część specjalistów zakłada własne firmy bazujące na „know –how” zdobytym w poprzednich miejscach pracy, stając się dla nich poważną konkurencją. Dlatego planując zwolnienie danego pracownika pan Jan powinien zastanowić się, jakie zagrożenie może on stworzyć, pozostając na swoim stanowisku pracy po obwieszczeniu decyzji. Jeżeli jest to zwolnienie o charakterze dyscyplinarnym, lepiej mu tego nie umożliwiać, a w zamian zaproponować brak konieczności pełnienia dalej obowiązku pracy. W innym przypadku należy poinformować pracownika o tym, co mu wolno, a co od tego momentu jest niedozwolone, np. pozostawanie po oficjalnych godzinach czasu pracy.

Rozstając się z pracownikiem zawsze należy zadbać o klimat i zewnętrzna otoczkę takiego wydarzenia. Sposób, w jaki pracodawca rozstaje się ze swoim pracownikiem, staje się częścią kultury organizacyjnej. Jest też sygnałem dla pozostałych, jak traktuje się w niej ludzi. Zwolnienie, nawet jeśli jest koniecznością wynikającą z redukcji stanowisk, na poziomie emocjonalnym zawsze odczuwane jest jako kara. A kar nie należy mnożyć. Dlatego należy pozwolić człowiekowi rozstać się z firmą z godnością, co oznacza czas na uporządkowanie swoich spraw, możliwość przekazania wszystkich swoich spraw osobom, które będą je kontynuować, wspólne z nimi poinformowanie wszystkich osób z zewnątrz, z którymi kontaktował się dany pracownik o zmianie, jaka zachodzi i co się z nią wiąże. Pamiętajmy o tym, że klienci często przyzwyczajają się do konkretnych ludzi bardziej niż do firm, które te osoby reprezentują. Jeśli o tym zapomnimy, możemy stracić wielu z naszych dotychczasowych klientów.

Przed panem Janem trudna rozmowa. Musi więc być do niej bardzo dobrze przygotowany. To oznacza, przede wszystkim, własne przekonanie, co do słuszności i nieodwracalności podjętej decyzji. Trudno bowiem przekonać o konieczności czegoś, do czego samemu nie jest się przekonanym. Pracownik z pewnością wyczuje niepewność przełożonego i będzie chciał ją wykorzystać. Może to również niepotrzebnie obudzić w nim nierealne nadzieje na możliwość zmiany decyzji. Rozmowa z pracownikiem powinna odbyć się w miejscu, w którym nikt nie będzie przeszkadzał – najlepiej w gabinecie szefa i bez zbędnych świadków. Należy zarezerwować sobie na nią odpowiednią ilość czasu. Oznacza to między innymi, że w tym czasie nie zajmujemy się innymi sprawami i ignorujemy natrętów, którzy mają akurat do nas coś ważnego.

Jak powinna przebiegać taka rozmowa? Po pierwsze należy podać pracownikowi powody swojej decyzji. Warto spisać je sobie wcześniej na kartce. Powinny być one prawdziwe, jak najbardziej rzeczowe, poparte jak największą ilością przykładów i dowodów. W tym celu należy  trzymać się niezaprzeczalnych faktów, a nie domysłów i przypuszczeń. Po drugie, należy poinformować pracownikach o wszystkich sprawach technicznych związanych z odejściem – dacie fizycznego opuszczenia miejsca pracy, dokumentach do odbioru, sprawach finansowych i tym podobne. Dobrze jest też zaznaczyć, że decyzja ta została wcześniej skonsultowana z innymi osobami decyzyjnymi i jest traktowana jako ostateczna.

Zwolnienie jednego pracownika ma wpływ na cały zespół, w którym dana osoba funkcjonowała zawodowo. Zaraz po zakomunikowaniu swojej decyzji danemu pracownikowi, pan Jan powinien ogłosić ją w kierowanym przez siebie dziale. Pozwoli mu to uniknąć niepotrzebnych plotek i domysłów oraz sytuacji, w której to rozżalony pracownik pierwszy poda wszystkim swoją, subiektywną i zniekształconą wersję wydarzeń. Nie ma jednak nic gorszego, jak sytuacja, w której sam zainteresowany dowiaduje się o całej sprawie ostatni i to nie z ust bezpośredniego przełożonego, ale od dobrze poinformowanych życzliwych. Daje to złe świadectwo menedżerowi.

Kto powinien ogłosić decyzję pracownikowi?

Tu odpowiedź jest jednoznaczna – jego bezpośredni przełożony. Może to jednak zrobić w towarzystwie osoby z działu personalnego. Wtedy po pierwsze będzie mu raźniej, po drugie decyzja ta będzie miała większe znamiona nieodwołalności, po trzecie osoba ta może być wsparciem dla zwalnianego, odpowiadając chociażby na wszystkie pytania formalne. W chwili, gdyby menedżerowi zabrakło słów lub pewności siebie, może przejąć inicjatywę. Osobą prowadzącą spotkanie zdecydowanie powinien być jednak pan Jan.

Jakich reakcji ze strony pracownika może się spodziewać? Czy będzie to trudny do opanowania wybuch emocjonalny, czy raczej ta konkretna osoba będzie starała się ukryć swoje prawdziwe uczucia i zachować kamienną twarz? Sposób, w jaki zareaguje dany pracownik jest zawsze sprawą indywidualną. Im lepiej znamy daną osobę, tym łatwiej będzie nam przewidzieć sposób, w jaki sposób się zachowa. Wiele zależeć będzie od konkretnej sytuacji, przyczyny zwolnienia oraz tego, czy zgadza się z podjętą decyzją, lub przynajmniej ją rozumie. Nie mniejszy wpływ będzie miał sposób, w jaki informacja zostanie podana. Jeśli pracownik uzna, że jest niesprawiedliwa i krzywdząca, że jest to widzimisię szefa, to reakcją może być nawet niechęć i nienawiść. Dla jednych menedżerów trudniejsze może być to, że pracownik krzyczy i jest agresywny, dla innych to, że płacze i błaga o zmianę decyzji. Część zwalnianych załamuje się w takich chwilach i  wpada w depresję. Część stara się zaprzeczyć decyzji i dyskutuje z nią.

Jak sobie radzić z tymi reakcjami? Po pierwsze, pan Jan powinien zdawać sobie sprawę, że takich właśnie reakcji może się spodziewać oraz, że są one normalne i nie do uniknięcia. Dzięki temu może się na nie przygotować. W trakcie spotkania można wyrazić swoje współczucie. Przecież każdy z nas zdaje sobie sprawę, że sytuacja bycia zwalnianym jest jedną z najtrudniejszych, przez jakie się w życiu przechodzi („Jest mi przykro, że tak się stało”, „Rozumiem, że to dla Pana bardzo trudne...”, „Mnie również nie jest łatwo o tym rozmawiać”). Bez względu na to, co go czeka, Pan Jan musi zachować spokój oraz wykazać się dużą ilością taktu - po to, aby nie wzmocnić i nie pogłębić emocjonalnej reakcji pracownika („Przykro mi to słyszeć od Pana, decyzja ta jest jednak nieodwracalna”).

W interesie zarówno menedżera, jak i całej firmy leży, aby rozstania z pracownikami odbywały się, w jak najbardziej pokojowej atmosferze. Sposób, w jaki się to odbywa ma bardzo istotny wpływ na poczucie bezpieczeństwa pracowników i ich zaufanie do firmy, a co za tym idzie na ich zaangażowanie i – przede wszystkim – lojalność.

Klaudia Fatah-Zarzycka